Esnaf Sözlüğü

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak hareketlerinin tek bir hesapta biriktirilerek takip edilmesidir.

Her satış borç, her tahsilat alacak olarak aynı hesaba işlenir; aradaki fark o kişinin size olan güncel borcunu (bakiyesini) verir. Esnafın "veresiye defteri" dediği şeyin kayıtlı hâlidir: kimin ne kadar borcu kaldığını tek ekranda görürsünüz.

Açık hesap, malın ya da hizmetin peşin ödeme alınmadan teslim edilip bedelinin sonra tahsil edilmesidir.

Türkiye’de esnaf arası ticaretin büyük kısmı açık hesap yürür. Riski, ödemenin ne zaman geleceğinin belirsiz olmasıdır; bu yüzden vade koymak ve alacak yaşlandırması yapmak açık hesabı yönetilebilir kılar.

Bakiye, bir cari hesapta borçlar ile tahsilatlar karşılıklı düşüldükten sonra kalan tutardır.

Bakiye artı ise müşteri size borçludur, eksi ise siz ona borçlusunuz (ya da fazla tahsilat almışsınızdır). Bakiye tek başına yeterli değildir; borcun ne kadar eskidiğini görmek için alacak yaşlandırmasına bakmak gerekir.

Vade, bir borcun ödenmesi için belirlenen son tarihtir.

Vade konmayan alacak takip edilemez: "ne zaman isteyeceğimi" bilmediğiniz borç, hatırlatma yapılamayan borçtur. Satış anında vade belirlemek, tahsilat hatırlatmalarının ve gecikme takibinin ön koşuludur.

Alacak yaşlandırma, tahsil edilmemiş alacakların ne kadar süredir beklediğine göre gruplanmasıdır (örneğin 0-30 gün, 30-60 gün, 60 günden fazla).

Toplam alacak rakamı tek başına yanıltıcıdır: 100.000 ₺ alacağın tamamı bu ayın satışıysa durum normaldir, 60 günü aşmışsa tahsilat sorunu var demektir. Yaşlandırma, önce kimi arayacağınızı söyler.

Mutabakat, iki tarafın kendi kayıtlarındaki borç-alacak tutarının aynı olduğunu karşılıklı doğrulamasıdır.

Uzun süredir açık hesapla çalıştığınız müşteride kayıtlar kolayca ayrışır: bir tarafta unutulan tahsilat, diğer tarafta işlenmemiş iade olur. Dönemsel mutabakat, farkı büyümeden yakalar ve tartışmayı belge üzerinden çözer.

Nakit akışı, belirli bir dönemde kasaya giren ve kasadan çıkan paranın farkıdır.

Kârlı görünen işletmeler nakit akışı yüzünden batabilir: satış yapılmıştır ama parası 90 gün sonra gelecektir, kira ve maaş ise bu ay ödenecektir. Kâr "kazandım mı", nakit akışı "ödeyebilir miyim" sorusunun cevabıdır.

Teklif, bir mal veya hizmetin fiyatını, kapsamını ve geçerlilik süresini müşteriye yazılı olarak bildiren, henüz satış doğurmayan belgedir.

Teklif kabul edilene kadar bağlayıcı bir satış değildir; kabul edildiğinde iş emrine ve faturaya dönüşür. Kalemlerin, KDV’nin ve geçerlilik tarihinin yazılı olması, sonradan çıkan "biz böyle konuşmamıştık" tartışmalarını bitirir.

İrsaliye, malın fiziksel olarak sevk edildiğini gösteren belgedir.

Faturadan farkı, parayı değil malın hareketini belgelemesidir: mal yola çıkarken irsaliye düzenlenir, faturası daha sonra kesilebilir. Sevkiyatla faturanın ayrıştığı işlerde ikisini birlikte takip etmek gerekir.

Fatura, satılan mal veya verilen hizmetin tutarını ve tarafları gösteren, satıcının düzenlemek zorunda olduğu resmî ticari belgedir.

Fatura hem alıcının gideri hem satıcının gelirinin kanıtıdır ve ticari defterlerin dayanağıdır. Teklif ve irsaliyeden farkı, resmî muhasebe kaydını doğuran belge olmasıdır.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenip iletilen faturadır; e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara (örneğin nihai tüketiciye) elektronik olarak düzenlenen faturadır.

Pratikte ayrım alıcıya göre yapılır: karşı taraf e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Kapsam ve zorunluluk sınırları zaman içinde değiştiği için kendi durumunuz için mali müşavirinize danışmak doğru olur.

Makbuz, bir ödemenin tahsil edildiğini gösteren belgedir.

Fatura "borç doğdu", makbuz "borç ödendi" der. Özellikle nakit ve elden tahsilatta makbuz vermek, ilerideki "ben ödemiştim" tartışmasının önüne geçer.

Dekont, bankadaki bir para hareketinin gerçekleştiğini gösteren banka belgesidir.

Havale/EFT ile yapılan tahsilatlarda dekont, ödemenin kanıtıdır. Tahsilat kaydına dekontu eklemek, ay sonunda banka ekstresiyle kayıtları eşleştirmeyi kolaylaştırır.

KDV (Katma Değer Vergisi), mal ve hizmet satışları üzerinden alınan, satıcının müşteriden tahsil edip devlete beyan ettiği dolaylı bir vergidir.

Satıcı için KDV bir gelir değil, geçici olarak elde tutulan tutardır: alışlarda ödenen KDV ile satışlarda tahsil edilen KDV mahsuplaşır. Oranlar mal ve hizmet grubuna göre değişir ve zamanla güncellenir; güncel oranla hesap yapmak için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

İskonto, liste fiyatı üzerinden yapılan indirimdir.

Teklif ve faturalarda iskonto kalem bazında ya da toplam üzerinden uygulanabilir. Kârlılığı doğru görebilmek için iskontonun maliyetin altına inmediğini kontrol etmek gerekir.

Çek, bankadaki hesabından belirli bir tutarın ödenmesi için düzenleyen kişinin verdiği yazılı ödeme emridir.

Uygulamada vadeli ödeme aracı gibi kullanılır: üzerinde yazan tarihte bankaya ibraz edilir. Çekin karşılığı yoksa alacaklı için ciddi bir tahsilat sorunu doğar, bu yüzden kimden hangi çeki aldığınızı kayıt altında tutmak önemlidir.

Senet (bono), borçlunun belirli bir tutarı belirli bir tarihte ödeyeceğini yazılı olarak taahhüt ettiği kıymetli evraktır.

Çekten farkı, bankaya değil doğrudan borçluya dayanmasıdır. Şeklî şartları eksik bir senet geçerliliğini kaybedebileceği için düzenlerken tarih, tutar ve imza alanlarına dikkat edilir.

Keşideci, çeki düzenleyen ve imzalayan kişidir.

Çek elden ele dolaşsa da ödeme sorumluluğu ilk olarak keşidecidedir. Aldığınız çekte keşidecinin kim olduğunu kaydetmek, karşılıksız çıkma durumunda kime başvuracağınızı bilmenizi sağlar.

Ciro, elinizdeki çek veya senedi arkasını imzalayarak başka birine devretmenizdir.

Esnaf arasında yaygındır: müşteriden alınan çek, tedarikçiye ödeme olarak ciro edilir. Ciro eden kişi de ödemeden sorumlu hâle geldiği için, ciro ettiğiniz çekleri de takip etmeniz gerekir.

Karşılıksız çek, bankaya ibraz edildiğinde hesapta yeterli para bulunmadığı için ödenmeyen çektir.

Banka durumu çek üzerine şerh düşer ve alacaklı hukuki yollara başvurabilir. Bir müşteriden gelen çekin karşılıksız çıkması, o müşteriyle çalışma koşullarınızı gözden geçirmeniz için erken uyarıdır.

Portföy, elinizde bulunan ve henüz tahsil edilmemiş çek ve senetlerin tamamıdır.

Portföyün vadelere göre dağılımı, önümüzdeki aylarda kasaya ne zaman ne kadar para gireceğini gösterir. Bu görünüm olmadan yapılan ödeme planı tahmine dayanır.

Vade farkı, ödemenin peşin yerine ileri bir tarihte yapılması karşılığında fiyata eklenen tutardır.

Paranın bugünkü değeri ile ileri tarihteki değeri farklı olduğu için vadeli satışta fiyat peşinden yüksek olur. Vade farkını hesaba katmayan esnaf, vadeli sattıkça kârını farkında olmadan eritir.

Ürün kodu (SKU), bir ürünü diğerlerinden ayırt etmek için verilen benzersiz koddur.

Benzer adlı ürünlerin karıştığı yerlerde asıl ayırt edici kod olur: "3x2.5 kablo" birden çok olabilir, kod tektir. Kodları tutarlı bir düzende vermek, arama ve sayımda zaman kazandırır.

Barkod, ürünün üzerindeki makine tarafından okunabilen numaradır; ürün kodu ise işletmenin kendi verdiği koddur.

Barkod çoğunlukla üreticiden gelir ve her yerde aynıdır; ürün kodunu siz belirlersiniz. İkisi aynı alanda tutulabilir, önemli olan aramada ikisiyle de ürünü bulabilmenizdir.

Varyant, aynı ürünün renk, beden, boyut veya ağırlık gibi seçeneklere göre ayrışan alt türüdür.

Varyantın anlamı, her seçeneğin kendi stoğunu tutmasıdır: "60 cm radyatörden kaç tane kaldı" sorusunun cevabı ancak böyle verilebilir. Tek bir toplam sayı tutulursa hangi boydan azaldığı görünmez.

Kritik stok seviyesi, bir üründe altına düşüldüğünde sipariş verilmesi gereken miktardır.

Doğru seviye, tedarik süresine ve satış hızına göre belirlenir: iki haftada gelen bir ürünün kritik seviyesi, iki haftalık satışı karşılayacak kadar olmalıdır. Amaç, raf boş kalmadan sipariş vermektir.

Stok devir hızı, bir dönemde stokun kaç kez tükenip yenilendiğini gösteren orandır.

Devir hızı yüksek ürün parayı hızlı döndürür; düşük olan ise rafta para bağlar. Yavaş dönen ürünleri fark etmek, sermayeyi doğru yere kaydırmanın en pratik yoludur.

Birim maliyet, bir ürünün işletmeye mal olma bedelidir.

Yalnız alış fiyatı değil, nakliye ve varsa fire gibi kalemler de maliyete girer. Kâr marjını doğru hesaplamak için satış fiyatının karşısına doğru maliyeti koymak gerekir.

Kâr marjı, kârın satış fiyatına oranıdır: (satış fiyatı − maliyet) ÷ satış fiyatı × 100.

Marj her zaman %100’ün altındadır çünkü paydada satış fiyatı vardır. Esnafın sık karıştırdığı nokta budur: "%50 kâr koydum" derken çoğu zaman marjı değil markup’ı kasteder. Hesabı kâr marjı hesaplama aracıyla kontrol edebilirsiniz.

Markup kârın MALİYETE oranı, kâr marjı ise kârın SATIŞ FİYATINA oranıdır.

100 ₺’ye alıp 150 ₺’ye sattığınızda markup %50, kâr marjı ise yaklaşık %33’tür. İkisini karıştırmak fiyatı olduğundan kârlı sanmaya yol açar; özellikle iskonto verirken fark büyür.

Stok sayımı, depodaki fiili ürün miktarının sayılıp kayıttaki miktarla karşılaştırılmasıdır.

Kayıt ile fiili miktar arasındaki fark; fire, kayıt atlaması ya da kayıp anlamına gelir. Sayım farkını düzeltirken hareket olarak yazmak, bir dahaki sefere farkın nereden geldiğini anlamayı sağlar.

Ciro, belirli bir dönemdeki toplam satış tutarıdır; kâr ise cirodan maliyet ve giderler düşüldükten sonra kalandır.

Ciro büyümesi tek başına iyi haber değildir: maliyeti yüksek ürünle yapılan yüksek ciro kârı düşürebilir. "Ne kadar sattım" ile "ne kadar kaldı" ayrı sorulardır.

İş emri, yapılacak servis veya işin kim için, ne zaman ve hangi kapsamda yapılacağını gösteren kayıttır.

Kabul edilen teklifin sahaya inmiş hâlidir: hangi teknisyen, hangi cihaz, hangi parça. İşin durumu (bekliyor / başladı / tamamlandı) üzerinden takip edildiğinde hiçbir iş unutulmaz.

Servis garantisi, yapılan işin veya değiştirilen parçanın belirli bir süre boyunca ücretsiz olarak yeniden ele alınacağı taahhüttür.

Garanti tarihini kayıtta tutmak iki işe yarar: müşteri geldiğinde tartışma çıkmaz, ve garantisi dolmak üzere olan işler için hatırlatma üretebilirsiniz.

Periyodik bakım, bir cihazın belirli aralıklarla düzenli olarak kontrol edilmesi ve bakımının yapılmasıdır.

Esnaf için tekrar eden gelirin en sade kaynağıdır: geçen yıl kombi bakımı yaptığınız müşteriye bu yıl zamanı geldiğinde ulaşmak, yeni müşteri bulmaktan ucuzdur. Bakım tarihini kaydetmek bunu hatırlatmaya çevirir.

No-show, randevu alan müşterinin haber vermeden gelmemesidir.

Boş geçen randevu, dolu geçmiş bir saatin kaybıdır. Randevu öncesi hatırlatma göndermek no-show oranını düşürür; gelmeyenleri kaydetmek ise tekrar edenleri görmenizi sağlar.

Aidat, bir apartman veya sitede ortak giderleri karşılamak üzere bağımsız bölümlerden düzenli olarak toplanan katkı payıdır.

Temizlik, asansör bakımı, güvenlik ve ortak alan elektriği gibi giderler aidattan karşılanır. Her dairenin payı yönetim planına göre belirlenir; tahsil edilemeyen aidat doğrudan ortak hizmetleri aksatır.

Tahakkuk, bir borcun doğması ve ilgili kişinin hesabına borç olarak yazılmasıdır.

Aidatta her ay tahakkuk işlenir, tahsilat ise ayrı bir hareket olarak gelir. İkisini ayrı tutmak, "borç yazıldı mı" ile "para geldi mi" sorularının birbirine karışmasını önler.

Ortak gider, bir binada tüm bağımsız bölümlerin yararlandığı hizmet ve bakımlar için yapılan harcamadır.

Asansör bakımı, apartman görevlisi ve ortak alan aydınlatması tipik örneklerdir. Bu giderler dairelere eşit olarak ya da arsa payı, metrekare gibi ölçütlere göre dağıtılabilir.

Demirbaş, uzun süre kullanılan ve tüketilmeyen eşyalardır (jeneratör, hidrofor, kamera, bahçe ekipmanı gibi).

Demirbaş listesi tutmak, yönetim değiştiğinde neyin devredildiğini belirsizlikten çıkarır. Ayrıca bakım ve yenileme bütçesini planlamayı kolaylaştırır.

Gecikme bedeli, aidatını zamanında ödemeyen bağımsız bölümden, geciken tutar üzerinden alınan ek bedeldir.

Amacı ceza vermek değil, zamanında ödeyenle ödemeyen arasındaki adaletsizliği gidermektir. Oranı ve uygulanma biçimi kat malikleri kararına ve mevzuata göre belirlenir.

Kat malikleri kurulu, bir binadaki bağımsız bölüm maliklerinin oluşturduğu ve yönetime ilişkin kararları alan kuruldur.

Aidat tutarı, bütçe ve yönetici seçimi gibi kararlar burada alınır. Kararların ve oyların yazılı olması, sonradan çıkan itirazlarda dayanak oluşturur.

Depozito, kiracının olası zarar ve ödenmemiş borçlara karşılık kira başlangıcında verdiği güvence bedelidir.

Kira ilişkisi sona erdiğinde, koşullar sağlanmışsa iade edilir. Depozitoyu kira gelirinden ayrı takip etmek gerekir; o bir gelir değil, geçici olarak elde tutulan tutardır.

Kira artışı, sözleşme yenilenirken kira bedeline uygulanan yüzdesel artıştır ve kural olarak tüketici fiyat endeksindeki on iki aylık ortalama değişim oranına bağlıdır.

Yasal üst sınır zaman içinde geçici düzenlemelerle değiştiği için, artış yapmadan önce yürürlükteki kurala bakmak gerekir. Yenileme tarihini önceden takip etmek, artışın zamanında ve doğru oranla yapılmasını sağlar.