Müşteri Takip Listesi

Rehberdeki numara müşteri listesi değildir: kimin ne sıklıkla geldiğini, ne kadar harcadığını ve en son ne zaman uğradığını söylemez. Bu müşteri takip listesinde her müşteri bir satırdır; son alışveriş tarihini, alışveriş sayısını ve toplam harcamayı güncel tutarsın, ortalama sepet, olağan geliş aralığı ve kayıp riski kendiliğinden hesaplanır.

Dosyanın içi nasıl görünüyor?

İlk satırlar indirdiğin dosyadaki örnek kayıtlardır. ƒ işaretli sütunları dosya hesaplar.

Hangi sorunu çözüyor?

Müşteri kaybı sessiz olur: kimse "artık gelmiyorum" demez, sadece gelmez. Esnaf bunu ancak aylar sonra, "o eskiden her ay gelirdi" diye hatırladığında fark eder ve o zaman müşteri başka yere alışmıştır. Bu liste her müşterinin olağan geliş aralığını hesaplar ve bu aralığın iki katını aşan müşteriyi kayıp riski olarak işaretler; kime haber vermen gerektiğini rakamla söyler.

Kimler için?

Müşterisi tekrar tekrar gelen kuaför, berber, güzellik salonu ve oto yıkama; düzenli alım yapan ustalarla çalışan nalbur ve hırdavatçı; aynı firmalara mal veren toptancı; müşterisini tanıyarak satan her esnaf.

Neyi kendiliğinden hesaplar?

• Son gelişten bu yana geçen gün
• Ortalama sepet tutarı
• Olağan geliş aralığı
• Durum (sadık / aktif / kayıp riski / pasif)
• Özet: kayıp riskindeki müşteri, son 30 günde gelen, müşteri başına harcama

Müşteri takip listesi nasıl tutulur?

1. Dosyayı indir, Kayıtlar sayfasındaki dört örnek müşteriyi sil.
2. Bildiğin müşterileri birer satır olarak yaz. İlk ve son alışveriş tarihini, alışveriş sayısını ve toplam harcamayı hatırladığın kadarıyla gir; tahmini rakam da olur, zamanla düzelir.
3. Müşteri her geldiğinde yalnız üç hücreyi güncelle: Son Alışveriş, Alışveriş Sayısı ve Toplam Harcama.
4. Ayda bir Durum sütununu "Kayıp riski" olarak süz; bu müşterilere haber ver ve Not sütununa ne konuştuğunu yaz.

Her müşteri tek satır olsun; aynı kişiyi ikinci kez yazma. Müşteri her geldiğinde üç hücreyi güncelle: Son Alışveriş tarihini o güne çevir, Alışveriş Sayısı sütununu bir artır, harcadığı tutarı Toplam Harcama sütununa ekle. İlk Alışveriş tarihi bir kez yazılır ve değişmez; geliş aralığı bu iki tarih ile alışveriş sayısından bulunur. Durum sütunu son gelişten bu yana geçen süre olağan aralığın iki katını ve 30 günü aşınca "Kayıp riski", 180 günü aşınca "Pasif" yazar.

Müşteri listesindeki sütunlar ne işe yarar?

Sık sorulanlar

Kayıp riski nasıl hesaplanıyor?

Önce müşterinin olağan geliş aralığı bulunur: ilk ve son alışveriş arasındaki gün, alışveriş sayısının bir eksiğine bölünür. Son gelişten bu yana geçen süre bu aralığın iki katını ve otuz günü aşınca müşteri kayıp riski olarak işaretlenir. Tek kez gelen müşteride aralık hesaplanamaz, o yüzden bu etiketi almaz.

Her alışverişi ayrı satıra yazsam olmaz mı?

O bir hareket listesi olur; borç ve tahsilat için cari hesap tablosu bu işi yapar. Müşteri takip listesi müşteri başına tek satır ister; her gelişte aynı satırı güncellediğinde kimin ne sıklıkla geldiğini tek bakışta görürsün.

Müşteri listemi programa taşırken baştan yazmam gerekir mi?

Gerekmez. Kolay Esnaf’ın Müşteriler ekranındaki İçe Aktar bu dosyayı okur: Müşteri, Telefon, Etiket ve Not sütunlarını tanır, aynı ad ya da telefon zaten kayıtlıysa o satırı atlar. Alışveriş sayısı ve harcama gibi hesap sütunları aktarılmaz; programda kendi kayıtlarından oluşur.

Kayıp riskindeki müşteriye ne yapmalıyım?

Liste kimin uzaklaştığını söyler, ne söyleyeceğine sen karar verirsin. Çoğu esnaf kısa bir "sizi bir süredir görmedik" mesajı ya da yalnız o müşteriye özel küçük bir indirimle döner. Mesajı göndermeden önce Not sütununa bak; son gelişinde bir şikâyeti olduysa önce onu çözmek gerekir.

Müşteri listesi Excel’de ne zaman yetmez?

• Her gelişte üç hücreyi güncellemeyi unutuyorsun ve rakamlar gerçeği göstermiyor.
• Kayıp riskindeki müşterilere tek tek mesaj yazmak saatini alıyor.
• Müşterinin borcunu, teklifini ve servis geçmişini başka dosyalarda arıyorsun.

Bu işaretlerden biri sende de varsa aynı tabloyu Kolay Esnaf’ın Müşteri Yönetimi modülü kendiliğinden tutar; telefondan da açılır. Şablonu kullanmaya devam etmek de bir seçenek, dosya senin.