Sipariş Takip Tablosu

Kapora alıp ileri bir güne teslim sözü veren işletmede iki şey unutulmamalı: hangi siparişin teslim günü yaklaştı ve müşteriden daha ne kadar alınacak. Bu tabloda her sipariş bir satırdır; teslime kalan gün, kalan ödeme ve geciken ya da teslime hazır işi gösteren uyarı kendiliğinden hesaplanır.

Dosyanın içi nasıl görünüyor?

İlk satırlar indirdiğin dosyadaki örnek kayıtlardır. ƒ işaretli sütunları dosya hesaplar.

Hangi sorunu çözüyor?

Siparişle çalışan işletmede söz verilen teslim günü defterin bir köşesinde yazılı kalır, alınan kapora ise başka bir yerde. Yoğun haftada bir iş unutulur ve ancak müşteri kapıya geldiğinde fark edilir; kaporanın ne kadar olduğu da teslim anında tartışma konusu olur. Bu tablo siparişi, söz verilen günü ve alınan parayı aynı satıra bağlar, teslimi yaklaşanı ve geciken işi önüne getirir.

Kimler için?

Ölçüyle ve sırayla iş alan terzi, perdeci ve mobilya atölyesi; baskı işi alan matbaa ve tabelacı; özel gün siparişi alan pastane ve çiçekçi; kapora alıp ileri bir tarihe teslim sözü veren her esnaf.

Neyi kendiliğinden hesaplar?

• Kalan ödeme (tutar - kapora - teslimde alınan)
• Teslime kalan gün
• Uyarı (gecikti / teslim yaklaştı / teslime hazır / ödeme kaldı)
• Özet: açık sipariş, 7 gün içinde teslim, alınan kapora

Sipariş takip tablosu adım adım nasıl kullanılır?

1. Dosyayı indir, Kayıtlar sayfasındaki beş örnek siparişi sil.
2. Siparişi aldığın anda satırı yaz; ölçü, renk ve adet gibi ayrıntıları Sipariş / Ürün sütununa ekle, söz verdiğin günü Teslim Tarihi sütununa gir.
3. Aldığın kaporayı Kapora sütununa yaz. Kalan tutar o anda görünür; teslimde müşteriye söyleyeceğin rakam budur.
4. İş ilerledikçe Durum sütununu güncelle. Her sabah Uyarı sütununu GECİKTİ ve Teslim yaklaştı olarak süz, günün işini oradan planla.

Siparişi aldığın anda satırı yaz: müşteri, ayrıntılı sipariş tanımı, söz verdiğin teslim günü, tutar ve aldığın kapora. Durum sütununda beş değer kullan: Alındı, Hazırlanıyor, Hazır, Teslim edildi, İptal; uyarı ve özet bu yazımlara göre çalışır. Teslim günü geçen ama hâlâ hazırlanan iş GECİKTİ olarak işaretlenir. Teslimde aldığın parayı Teslimde Alınan sütununa yazınca kalan tutar düşer; teslim edildiği hâlde kalanı olan sipariş "Ödeme kaldı" olarak görünür.

Sipariş tablosundaki sütunlar ne işe yarar?

Sık sorulanlar

Sipariş iptal olursa kapora ne olur?

Durumu İptal yaptığında satır açık sipariş sayısından ve kalan tutardan çıkar; kapora sütunu ise yazdığın gibi kalır. Kaporayı iade ettiysen tutarı sıfırla ve Not sütununa yaz, iade etmediysen olduğu gibi bırak; Özet’teki kapora toplamı elinde kalan parayı gösterir.

Teslim tarihini ertelersem ne yapmalıyım?

Teslim Tarihi hücresini yeni günle değiştir; teslime kalan gün ve uyarı kendiliğinden yeniden hesaplanır. Ertelemenin sebebini Not sütununa yazarsan müşteri sorduğunda ne söylediğini hatırlarsın.

Bir müşteri birkaç parça sipariş verirse tek satır mı yazmalıyım?

Parçalar aynı gün teslim edilecekse tek satır yeterli, adet sütununa toplamı yaz. Teslim günleri ayrıysa her parçayı ayrı satıra yaz; tek satırda tutulan iki teslim tarihinden biri mutlaka gözden kaçar.

Hazır olan ama alınmayan sipariş neden gecikmiş görünmüyor?

Durumu Hazır olan siparişte iş senden çıkmıştır, bekleyen müşteridir. Uyarı bu yüzden GECİKTİ değil "Teslime hazır" yazar; teslime kalan gün ise eksiye düşerek kaç gündür beklediğini gösterir. Özet sayfası teslime hazır bekleyenleri ayrıca sayar.

Sipariş tablosu ne zaman yetmez?

• Aynı hafta onlarca teslim var ve sabah tabloyu süzmeden hangisinin bugün olduğunu göremiyorsun.
• Müşteriye teslim günü mesajını her seferinde elle yazıp gönderiyorsun.
• Atölyedeki usta ile dükkândaki kişi aynı listeye aynı anda bakamıyor.

Bu işaretlerden biri sende de varsa aynı tabloyu Kolay Esnaf’ın Servis & Garanti Takibi modülü kendiliğinden tutar; telefondan da açılır. Şablonu kullanmaya devam etmek de bir seçenek, dosya senin.